まずはお客様のご案内から、お迎えのマナーはスタート。先導してご案内する際は、お客様が廊下の中央を歩けるよう、自分は右斜め前を歩くようにしましょう。応接室などにお通しするとき、押し開きのドアの場合は、自分が先に入室してからお客様を招き入れます。引き開きのドアの場合は、ドアを開けてお客様をお通ししてから自分が入室します。初対面のお客様の場合は、互いのご紹介順もポイントに。基本的には、役職が上の人から順に紹介していきます。たとえば、双方に部長・課長・新入社員がいる場合、まずは互いの部長同士が名刺交換、続いて互いの部課長同士が名刺交換、最後に新入社員同士、といった順になります。こうすることで、役職が上の部長から席につくことができます。

名刺交換は、お客様との最初のコミュニケーション。特に目上の方との交換の場合は、自分から先に出すよう心がけましょう。お渡しするときは、部署や名前を名乗りながら、胸の高さで両手を添えて差し出します。受け取る際も、両手でいただくのが基本。受け渡しを同時にする場合は、互いに右手で差し出すことが多いようです。その際、相手の名刺は、名刺入れを「受け盆」にして乗せるように受け取ります。名刺交換後、そのままテーブルについて打ち合わせなどする場合は、名刺の扱いに注意を。すぐには名刺入れにしまわず、向かい合う相手の順番と同じ順で、横並びに置いておくのが基本です。その際、相手方で最も役職が上の人の名刺を、自分の名刺入れの上に乗せておくようにします。

レストランやお座敷と同様、応接室などオフィスでの上座・下座も覚えておきたいもの。原則的には、入り口から最も遠い奥の席が一番の上座に、さらに一人掛けの椅子よりもソファの方が上座になります。また、「眺めがよい」ことも上座のポイント。入り口に近くても、窓からの景色を眺められる席をご案内するのは気の利いたおもてなしと言えるでしょう。最後にもう一つ、エレベーターにも上座・下座があるのをご存じでしたか？ 入り口から向かって左奥が一番の上座、次が右奥となります。手前側では、操作盤がある方が一番の下座です。乗り降りは、お客様を先とするのが基本ですが、お客様が2名以上の場合はまず自分が乗り、降りるときのみお客様を先とするようにします。